Abrechnungszyklus
Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, bietet dir die E-Mail-Archivierung von SN+ eine professionelle und GoBD-konforme Lösung zum Schutz deiner ein- und ausgehenden E-Mail-Nachrichten.
Alle geschäftlichen E-Mails, inklusive Anhänge, werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben in ihrem Originalzustand archiviert und langfristig an einem zentralen Ort innerhalb Deutschlands gespeichert. Dies gilt für eine unbegrenzte Anzahl von Postfächern. Und sollte doch einmal versehentlich eine E-Mail gelöscht werden, bleibt sie natürlich im Archiv erhalten und kann jederzeit von einem Datenschutzbeauftragten, dessen Zugriff protokolliert wird, wiederhergestellt werden.
Genieße unsere umfassenden automatischen und manuellen Sicherungsfunktionen und stelle sicher, dass deine E-Mails stets geschützt und wiederherstellbar sind.
Du musst alle elektronischen Dokumente archivieren, die zur Anbahnung und Abwicklung von Geschäftsprozessen dienen oder gedient haben. Dies umfasst zum Beispiel Angebote, Rechnungen, Verträge und Reklamationen. Kurzum: Du musst jede E-Mail archivieren, die die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbeleges zur steuerlichen Erfassung haben.
Je nach Verwendung deines Dokumentes gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Der Zeitraum hängt somit vom jeweiligen Beleg ab und beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem du die Mail bekommen oder versendet hast.
Die Archivierung steuerrelevanter Daten muss gemäß den GoBD-Anforderungen folgende Kriterien erfüllen:
Als Unternehmen bist du steuerrechtlich dazu verpflichtet geschäftliche Korrespondenzen für das Finanzamt nachvollziehbar aufzubewahren. Die revisionssichere E-Mail Archivierung bietet dir also die Möglichkeit geschäftliche Dokumente langfristig, systematisch und vor allem sicher aufzubewahren.
Die rechtlichen Rahmenbedingungen hierfür bilden das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
In Deutschland müssen alle Unternehmer - ausgenommen Freiberufler und Kleingewerbetreibende - ihre Mails archivieren. Betreibst du E-Mail Archivierung also gar nicht oder nur mangelhaft, verletzt du deine Buchhaltungspflicht und es kann zu Geld- oder sogar Freiheitsstrafen kommen.
